Szanowni Państwo!
Pragniemy państwa poinformować, że w dniu 25 maja 2018 r. zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, określane jako RODO. Rozporządzenie będzie stosowane równolegle we wszystkich państwach Unii Europejskiej i ma na celu uspójnienie zasada przetwarzania danych osobowych na tym obszarze.
Mając powyższe na względzie pragniemy Państwa poinformować o zasadach na jakich odbywa się przetwarzanie danych osobowych w spółce Preston sp. z o.o. z siedzibą w Dąbrowie/ k. Poznania, dalej jako: „Administrator” a także o przysługujących Państwu w związku z tym przetwarzaniem prawach, tak aby mieli Państwo wiedzę i komfort korzystania z naszych usług.
Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu przedstawienia oferty Administratora, przeprowadzenia negocjacji oraz zawarcia i wykonania umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, , a także na podstawie także art. 6 ust. 1 c) RODO, gdy jest to konieczne do realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora w tym realizacji, zabezpieczenie dokumentacji na potrzeby obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub na potrzeby dochodzenia roszczeń i inne mieszczące się w zakresie działalności gospodarczej działania, a także na podstawie Państwa zgody jeżeli wyrażą Państwo zgodę na ich przetwarzanie w celach marketingowych. Odbiorcami Państwa Danych są m.in. Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora. Nadto mają Państwo prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych potencjalnych Klientów oraz Klientów
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych będzie Preston spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Dąbrowie/k. Poznania, posługująca się nr NIP: 7773257868, REGON: 363382552, KRS: 0000593903 Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego
Można się z nami skontaktować w następujący sposób:
– listownie na adres: ul. Innowatorów 7, 62-070 Dąbrowa/k. Poznania
– przez e-mail: RODO@preston.pl
– telefonicznie: +48 61 842 09 92
2. Będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe, aby:
Przygotować dla Państwa ofertę, dokonywać ustaleń w przedmiocie zawarcia umowy sprzedaży naszych produktów, zweryfikować Pani/Pana tożsamość przy zawieraniu umowy, prowadzić marketing bezpośredni naszych produktów, prowadzić negocjacje zmierzające do zawarcia umowy oraz realizować umowę, w tym wykonywać ciążące na nas obowiązki prawne jak np. przechowywanie dokumentów księgowych zawierających Państwa dane, jak również dochodzić naszych uzasadnionych prawnie roszczeń w przypadku niewywiązania się przez Państwa z Umowy.
3. Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:
1. 6 ust.1 a) RODO – przetwarzanie danych naszych potencjalnych Klientów, dla celów związanych marketingiem bezpośrednim naszych produktów (np. wysyłka newslettera, informacja o nowych produktach;
2. 6 ust. 1 b) RODO- przetwarzanie danych mających na celu wykonanie umowy podjęcie czynności przez zawarciem umowy w tym przygotowanie stosownej oferty dla Państwa, oraz zawarcie i realizacja umowy;
3. 6 ust. 1 c) RODO – konieczność pobrania danych do wystawienia dokumentów księgowych za realizację umowy dla osoby fizycznej, oraz konieczność ich przechowywania stosownie do regulacji prawnych.
4. 6 ust 1 f) RODO– realizacja naszych uzasadnionych prawnie interesów w przypadku konieczności przymusowego dochodzenia roszczeń oraz podejmowania działań związanych marketingiem bezpośrednim naszych produktów dla naszych Klientów (np. wysyłka newsletter, informacja o nowych produktach);
4. Okres przechowywania danych osobowych.
Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe do momentu:
1. W przypadku, gdy nie dojdziemy do porozumienia w przedmiocie zawarcia umowy – do czasu zakończenia negocjacji
2. W przypadku podpisania umowy- do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu niewykonania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń. Dokumenty księgowe zawierające Państwa dane osobowe będę przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia roku obrachunkowego w którym została wystawiona FV za usługę
3. W przypadku gdy dane przetwarzane są dla celów marketingu bezpośredniego, do czasu wyrażenia sprzeciwu wobec tego przetwarzania lub cofnięcia zgody na przetwarzanie. Nie dłużej niż w terminie 30 dni do dnia wyrażenia sprzeciwu lub odwołania zgody dane usunięte zostaną również z backupów programu służącego do przetwarzania danych w celach marketingowych.
5. Odbiorcy danych
Odbiorcom Państwa danych mogą być:
1. nasi dostawcy, którym zlecimy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych tj..
1. dostawcy usług IT,
2. podmioty świadczące usługi księgowe dla Nas,
3. dostawcy usług pocztowych i kurierskich,
4. podmioty realizujące usługi transportowe,
5. podmioty świadczące dla Nas usługi związane z windykacją i obsługą prawną,
6. współpracujący z nami radcowie prawni i adwokaci,
7. podmioty świadczące dla nas usługi marketingowe.
Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami, przestrzegając jednocześnie obowiązku zachowania poufności.
6. Państwa prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych i podejmowaniem zautomatyzowanych decyzji
Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
1. prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych;
2. prawo dostępu do danych osobowych,
3. prawo żądania sprostowania danych osobowych i uzupełnienia podanych przez siebie danych osobowych. Mają Państwo prawo żądać od nas sprostowania tych danych (jeżeli są nieprawidłowe) oraz ich uzupełnienia (jeżeli są niekompletne) (art. 16 RODO);
4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w następujących przypadkach
1. gdy kwestionują Państwo prawidłowość swoich danych osobowych – wówczas ograniczymy ich wykorzystanie na czas potrzebny nam do sprawdzenia prawidłowości Państwa danych, nie dłużej jednak niż na 7 dni;
2. gdy przetwarzanie Państwa danych jest niezgodne z prawem, a zamiast usunięcia danych zażądasz ograniczenia ich wykorzystania;
3. gdy Państwa dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których je zebraliśmy lub wykorzystywaliśmy, ale są one potrzebne Państwu w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
4. gdy wnieśli Państwo sprzeciw wobec wykorzystania Państwa danych – wówczas ograniczenie następuje na czas potrzebny do rozważenia, czy – ze względu na Państwa szczególną sytuację – ochrona Państwa interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, przetwarzając Państwa dane osobowe. (art. 18 RODO)
5. prawo żądania usunięcia Państwa danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym- art. 17 RODO). Maja Państwo ma prawo do żądania usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych, jeżeli:
1. wycofali określoną zgodę, w zakresie w jakim dane osobowe były przetwarzane w oparciu o Państwa zgodę i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
2. Państwa dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były przetwarzane;
3. Państwa dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem
6. prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych, w przypadku gdy dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, od momentu wyrażenia sprzeciwu Administrator nie będzie mógł wykorzystywać danych do tego celu.
7. prawo do przenoszenia Państwa danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas Państwa danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Mogą Państwo przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali Państwa dane do innego administratora. Jednakże zrobimy to tylko jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje Państwu tylko co do tych danych, które przetwarzamy na podstawie umowy z Państwem lub na podstawie Państwa zgody,
Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami (dane kontaktowe w punkcie 1 powyżej.
Prawo wycofania zgody
W zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody – mają Państwo prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem. Zgodę można wycofać w łatwy sposób poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny podany wyżej lub na nasz adres e-mailowy RODO@preston.pl.
Prawo wniesienia skargi do organu
Przysługuje Tobie także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
